מאמר אורח בנושא הפנסיוני- מעבידים- האם אתם מוכנים למהפכת הדיווח ב 2016 ?

shutterstock_157680620האם קרה לכם שהעברתם שיק לחברת הביטוח עם דרישה לפצל את ההפקדה במבנה הפרשות מסוים, אולם חברת הביטוח קלטה את הסכומים במבנה הפרשות אחר?

האם קרה לכם שהתשלום שהעברתם, נקלט באיחור והעובדים קיבלו הודעת פיגורים מחברת הביטוח?

 

 

 

ריבוי הטעויות והכשלים בדיווחי תשלומי הפנסיות של העובדים, הביא את משרד האוצר לעשות סדר בבלגן ולקבוע הנחיות אחידות וברורות לאופן בו מעסיק אמור לדווח על תשלומי עובדיו ולאופן בו חברת הביטוח נדרשת לקלוט את התשלומים ולעדכן את המעסיק. ריבוי הטעויות והכשלים  עשוי לפגוע בצורה מהותית בביטוחי העובדים ובזכויות שלהם.

 

ההוראה החדשה תכנס לתוקף עבור מעסיקים עם 10 עובדים ומעלה החל מ-01/01/2016. (יתר המעסיקים יצורפו מ-01/01/2017).

מהו אופן הדיווח:

המעסיק מחויב לדווח על תשלומי החיסכון הפנסיוני של עובדיו באמצעים דיגיטליים בלבד ובקובץ דיווח אחיד כפי שנקבע על ידי המפקח על הביטוח.

מה הם אמצעים דיגיטליים?

לא עוד משלוח קובץ מצורף (נייר) או אקסל במייל או בדואר. הדרישה היא לקובץ מאובטח שיכול לעבור בדרכים הבאות:

  • על ידי לשכות שכר/מערכות שכר באופן דיגיטלי וממוכן ישירות לחברות הביטוח/המסלקה הפנסיונית.
  • על ידי דיווח ישיר של המעסיק באמצעות המסלקה הפנסיונית
  • באמצעות מיופה כוח (מנהל הסדרים/סוכן ביטוח/יועץ פנסיוני) שהוא יבצע את הדיווח בחיבור שלו למסלקה או ישירות לחברת הביטוח.

בכל מקרה, הפעלת צד ג’ לא פוטרת את המעסיק מהאחראיות לביצוע בקרה!

מהו מבנה דיווח אחיד?

המפקח על ביטוח קובע בצורה מפורטת כיצד הקובץ המועבר צריך להיות בינוי ומה הנתונים שעליו לכלול:

  • פרטים על ההפקדה: כיצד בוצעה- העברה בנקאית? כרטיס אשראי? הוראת קבע? (חל איסור על תשלום במזומן), המועד בו בוצעה ההפקדה, הסכום שהופקד, החשבון ממנו הועברה ההפקדה  והחשבון אליו הועברה ההפקדה.
  • פרטים על כל עובד: עם פירוט גובה השכר, שיעור וסכום ההפקדה, פירוט לפי רכיבי שכר במידה ושיעורי ההפקדה שונים, פירוט התשלומים הפטורים ושאינם פטורים.
  • פרטים על הפסקת תשלומים: המעסיק מחויב לדווח מדוע הופסקו הפקדות בגין עובד מסוים – כגון- עזיבת עבודה, חל”ד, חל”ת, מעבר לקרן אחרת וכו’.

 מה קורה כשיש איחור בתשלומים:

על המעסיק להפקיד תוך 7 ימי עסקים מיום תשלום המשכורת החודשית או תוך 15 ימים מתום החודש שבעדו המעסיק שילם שכר – לפי המוקדם מבינהם.

איחור התשלום, יגרור תשלום ריבית פיגורים לקופה.

מהו ההיזון חוזר ?

הממשק האחיד והדיגיטלי יאפשר ויחייב ביצוע בקרה מידית על התשלומים לקופות העובדים.

הבקרה תבוצע על ידי המעסיק באמצעות קבלת היון חוזר מהגוף המוסדי. הגוף המוסדי מחויב להיזון חוזר ב-4 מועדים:

  • לאחר 3 שעות מקליטת הקובץ – אישור שהוא טכני על קליטה או אי קליטה של הקובץ או חלקים ממנו.
  • לאחר 3 ימי עסקים– אישור על אופן קליטת הרשומות שנקלטו ודיווח על כספים שנמצאים בטיפול וטרם נקלטו ומהו הליקוי.
  • חודשי/שבועי– סטטוס של התשלומים שלא נקלטו בזמן או עדיין לא נקלטו ונמצאים בטיפול.
  • שנתי – ב-28/2 בשנה העוקבת, קבלת דו”ח שנתי למעסיק על תשלומי ההפקדות שנעשו לעובדיו.

 

המעסיק חייב בבקרה על קליטה תקינה ומדויקת על סמך המשוב (היזון חוזר) שיקבל מהגוף המוסדי!

 

זה הזמן להכין את המעסיקים ולבדוק עם מערכות השכר האם אתם ערוכים לשנת 2016!!!

 

את המאמר כתבה גברת חגית ולדן- יועצת פנסיונית איתה אני עובד 

במידה ויש לכם שאלות אתם מוזמנים להשאירם באזור התגובות וחגית תענה 

לפרטים נוספים ולקבלת ייעוץ פנסיוני ניתן לפנות אליה  בנייד  052-8307869

או במייל     hagit.walden@gmail.com

 

אודות הכותב: רו"ח אייל מנדלאוי

מומחה למיסוי ופרישה

9 תגובות על מאמר אורח בנושא הפנסיוני- מעבידים- האם אתם מוכנים למהפכת הדיווח ב 2016 ?

  1. מאת יוסי ביתן‏:

    אני מקווה שמערכת השכר תכין את הטופס לדיווח’ אם ניתן מבחינת השלטונות.
    ההסבר בכל אופן ברור וממצה.

    • מאת חגית ולדן‏:

      היי יוסי,

      ככל הידוע לי, מיכפל הוציאו הודעה שהם כרגע עובדים על פיתוח התוכנה כך שיתאים ויאפשר עבודה לפי התקנות החדשות. חשוב יהיה לוודא מולם קיומה של התוכנה.

  2. מאת אודיה‏:

    יפה עשו שהקופה מחויבת במיידי להגיש למעסיק דיווח חוזר על כל פרטי קליטת הנתונים ברמת עובד,
    מקווה שהדיווח יהיה ברור כולל הסיכומים עם אפשרות לבדוק בקלות לפי מרכיבי התשלום.
    ערך התשלום, ובגין איזה חודש משכורת.
    מניסיוני המצב קשה לבדיקה בשוטף , לרוב רק כשיש חריגה מהותית בזמן פרישה אז המעביד בודק.
    ויש חברות ביטוח שמתקנות את הייחוס התשלומים .
    בחברות הביטוח /פנסיה המענה והטיפול בליקויים הוא שאין כתובת לנושא, ואז דורש זמן רב למעקב ביצוע ..

    • מאת חגית ולדן‏:

      אודיה – בדיוק בשביל זה המפקח על הביטוח הבין שיש מקום להתערב. מנסיוני, כמות הטעויות הוא אינסופי, המטרה של שיטת העבודה האחידה והבקרה השוטפת – היא לצמצם ככל הניתן את הטעויות ולהביא לכך שהדברים יעבדו ללא עבודה ידנית, שהכל יהיה ממוחשב עם מינימום טעויות.

  3. מאת איציק‏:

    מאמר מצויין חגית שמסביר היטב נושא חשוב זה.

  4. מאת אלי שמואל‏:

    שלום רב
    יש לי שתי שאלות:
    1) האם גם קרנות ההשתלמות נכללות בתקנות הללו?
    2)הבנתי שלא ניתן יהיה לקזז סכומים מסה”כ התשלום המגיע לקופה.
    מה יקרה במצב שבחודש מסוים הועבר סכום X עבור עובד וחודש לאחר מכן בתברר שהסכום היה
    גבוה מידי (מסיבות שונות) ומערכת השכר קיזזה אותו והוציאה שורה עם סכומים שליליים בדוח לקופה?

  5. מאת רנ‏:

    נחזה כי כיוון שחברות הביטוח אינן מסודרות, ואי הסדרים שם עולים על כל דימיון!
    יצרו מנגנון בו המעסיקים ישאו בנטל (גם כספי ובעיקר רגולטורי) כריית הנתונים.
    עוד נחזה כי מקבלי ההחלטות כלל לא מבינים את המשמעות של נטל זה על המעסיקים.
    מקווה שמחיר הלימוד לא יביא כלייה על מעסיקים ובעיקר על הקטנים והבינוניים. או אז תהייה בכייה על כי כרתנו את הענף עליו ישבנו.

  6. מאת אמיר‏:

    גב’ חגית שלום אשמח על תשובה לשאלתי

    גברת חגית וולדן שלום

    מצאתי את הפרטים שלך באתר של מר אייל מנדלאוי
    ברשותך יש לי שאלה בנושא הקובץ במבנה אחיד לדיווח הגמל

    לא הצלחתי להבין איזה מין קובץ זה ובאיזה פורמט הוא
    אני מבין שזה לא אקסל או וורד

    1.איפה אפשר להוריד באינטרנט קובץ על מנת להקליד לתוכו נתוני דיווח ( להבנתי תוכנת השכר תספק ממשק ובכל זאת ברצוני לדעת ..)
    2.אחרי שממלאים את הקובץ איך מעבירים ולאן אני מבין שאפשר למסלקה או לחברה המנהלת אבל לאן שם ???
    3.האם הבחירה אם לשלוח לחברה המנהלת או למסלקה צריכה להתבצע מראש לתקופה ואם כן היש טופס לנושא זה
    4..איפה יש רשימת כתובות דואר אלקטרוני

    אמיר

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *